Dacă desfășurați o activitate independentă ca comerciant unic sau ca partener într-un parteneriat de afaceri, atunci trebuie să păstrați înregistrări comerciale adecvate, precum și evidențe personale separate ale veniturilor dvs.

În scopuri fiscale, evidențele comerciale trebuie să fie păstrate timp de cel puțin 5 ani de la data limită de depunere a 31 ianuarie pentru anul fiscal relevant. De exemplu, pentru anul fiscal 2020-21, în care depunerea online era scadentă până la 31 ianuarie 2022, trebuie să vă păstrați evidențele până la sfârșitul lunii ianuarie 2027. În anumite situații, cum ar fi atunci când o declarație este depusă cu întârziere, înregistrările trebuie să fie ținute mai mult timp.

Dacă lucrați pe cont propriu, trebuie să păstrați, de asemenea, o evidență a:

– toate vânzările și veniturile
– toate cheltuielile de afaceri
– Înregistrări TVA dacă sunteți înregistrat pentru TVA
– PAYE dacă aveti angajați
– înregistrări despre venitul personal
– detalii privind subvenția dacă ați solicitat prin intermediul Schemei de susținere a venitului pentru activități independente din cauza coronavirusului

Nu trebuie să păstrați marea majoritate a înregistrărilor în forma lor originală. Dacă preferați, puteți păstra o copie a celor mai multe dintre ele într-un format alternativ, atâta timp cât pot fi recuperate într-un format lizibil și necorupt. De exemplu, un document PDF scanat.

Dacă înregistrările dumneavoastră nu mai sunt disponibile din orice motiv, trebuie să încercați să le recreați, informând HMRC dacă cifrele sunt estimate sau provizorii. Există sancțiuni pentru nepăstrarea înregistrărilor corespunzătoare sau pentru păstrarea unor evidențe inexacte.